KSeF - co warto wiedzieć?

Ogólnopolski program informatyczny o nazwie Krajowy System e-Faktur już za jakiś czas ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców. Jest to nowoczesne oprogramowanie, które pozwala wystawiać i otrzymywać faktury strukturalne w wersji elektronicznej. Pamiętajmy o tym, że obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne i może nieść za sobą korzyści podatkowe. Czym jeszcze cechuje się KSeF? Co powinniśmy wiedzieć na ten temat?

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Co to jest KSeF? Krajowy System e-Faktur to specjalny system komputerowy, pozwalający na tworzenie i udostępnianie faktur strukturalnych. Głównym celem jest tutaj skierowanie faktur w obrocie gospodarczym do jednego, centralnego miejsca. Poza tym KSeF daje możliwość zarządzania uprawnieniami i odbierania faktur przez te systemy księgowe, które już przeszły przez program. 

Od 2022 roku można dobrowolnie korzystać z KSeF, jednak Ministerstwo Finansów wskazuje na konieczność użytkowania programu za pewien czas. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy. Co ciekawe, początkowo KSeF miało być obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku (dla czynnych podatników VAT) lub od 1 stycznia 2025 roku (dla podatników zwolnionych z VAT - nievatowców). Jednakże na początku 2024 roku Ministerstwo Finansów wskazało, że termin obligatoryjnego korzystania z KSeF zostanie podany na przełomie kwietnia i maja. Ważne jest to, że obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie-e-faktur nie dotyczy każdego dokumentu! MF dodatkowo nie wyklucza możliwości dobrowolnego wystawiania faktur w systemie dla prywatnych osób. W tym przypadku dokumenty będą oznaczane kodem QR, który ma pozwalać na anonimowy dostęp do faktury w Aplikacji Podatnika KSeF. 

Podczas wydawania rozporządzanie o braku obowiązku wystawiania faktur w ramach tego programu, brane są pod uwagę następujące kwestie:

• Konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przed podatnika
• Specyfika niektórych działalności, dotycząca liczby i rodzaju czynności wymagających dokumentacji
• Możliwości techniczno-organizacyjne, odnoszące się do dokumentowania czynności przed podatnika
• Konieczność przeciwdziałania nadużyciom, które mogą dotyczyć unikania prawidłowego dokumentowania czynności

Każdy przedsiębiorca powinien na bieżąco obserwować przekazywane informacje w tym zakresie. 

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Warto zauważyć, że KSeF pozwala nam wystawiać faktury strukturalne w formacie XML poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Następnie program określa, czy dokument zgodny jest ze standardami oraz nadaje mu odpowiedni numer. Odbiorca faktury ma do niej dostęp poprzez podanie danych z dokumentu lub uwierzytelnienie się w KSeF. Wystawca natomiast otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru. Co ciekawe, otrzymywanie faktur z KSeF wymaga zgody odbiorcy faktury, jednak sposób wyrażenia tej zgody nie został dokładnie określony w przepisach prawnych. Jeśli odbiorca nie zaakceptuje takiego stanu rzecz, wystawca nadal może użytkować KSeF, ale musi udostępniać drugiej stronie faktury w sposób tradycyjny (papierowo lub elektronicznie). 

Z jakich funkcji może korzystać użytkownik Krajowego Systemu e-Faktur? Nie zapominajmy o tym, że wystawianie, otrzymywanie i przesyłanie faktur strukturalnych to nie wszystkie funkcjonalności systemu. Możemy także korzystać z funkcji przechowywania faktur, weryfikowania zgodności z wzorem dokumentu lub oznaczania numerem przydzielonym przez system. Plusem jest też analiza i kontrola danych z faktur strukturalnych oraz wysyłka komunikatów odnośnie wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia faktury strukturalnej w KSeF. Wszystko to sprawia, że codzienna praca staje się znacznie szybka, przyjemniejsza i wygodniejsza. 

Jak widzimy, KSeF już teraz wzbudza spore zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Już za jakiś czas koniecznością stanie się korzystanie z takiego systemu, dlatego należy na bieżąco śledzić zmiany w przepisach prawnych, dotyczące tego programu informatycznego.